8 conseils pour travailler à domicile efficacement

Conseils pour le travail à domicile

Et vlan! La COVID-19 a donné toute une claque aux travailleurs dernièrement. Des mesures de confinement sévères ont été adoptées pour protéger la population. Résultat : des milliers de personnes sont contraintes de travailler à distance.

En tant que traductrice indépendante avec un bureau à domicile, le télétravail fait partie de mon quotidien. J’espère donc vous faciliter la vie, nouveaux télétravailleurs, en vous partageant ces quelques conseils et outils.

1. Utiliser les documents Google

J’utilise la suite Google depuis plusieurs années déjà. C’est un outil merveilleux pour travailler en collaboration sur des documents sans que de multiples versions circulent d’une personne à l’autre. Pour l’utiliser, vous devez avoir un compte Google. Accédez ensuite à votre Disque, d’où vous pourrez créer de nouveaux documents : traitement de texte, présentation, feuille de calcul, formulaires, etc.

Les applications ressemblent beaucoup à celles de la suite Office, mais comportent moins de fonctions. Leur avantage est que plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur les documents. Vous pouvez clavarder avec vos collègues pendant que vous télétravaillez si vous vous posez des questions. C’est fantastique!

Par contre, il est difficile de suivre la trace des modifications effectuées dans ce type de document. Si vous tenez à voir qui a changé quoi, je vous conseille plutôt d’utiliser le suivi des modifications de Microsoft Word.

2. Bien exploiter le suivi des modifications

Certains le connaissent déjà, d’autres n’ont aucune idée de la manière dont il fonctionne. Le suivi des modifications devrait pourtant être enseigné à tous les élèves dès le secondaire à mon avis! C’est ultra simple à utiliser.

Pour l’activer dans un document Word, cliquez sur l’onglet Révision, puis sur le bouton Suivi des modifications. Dès que vous changerez le texte, vos modifications apparaîtront dans une autre couleur. Quand vous enverrez votre document à un de vos collègues, il pourra ensuite accepter ou refuser vos modifications.

Souvent, les clients m’indiquent leurs modifications souhaitées en ajoutant un commentaire. C’est possible, mais beaucoup moins efficace. J’ai d’ailleurs créé un bref guide pour les aider à comprendre comment fonctionne le suivi des modifications lorsque je révise leurs documents.

3. Envoyer les fichiers lourds avec WeTransfer et MyAirBridge

Il arrive que des pièces jointes soient trop volumineuses pour être envoyées par courriel. Vous pouvez donc les envoyer au moyen d’une application d’envoi de fichiers lourds. J’utilise WeTransfer, qui permet d’envoyer jusqu’à 2 Go de données. D’autres applications existent, comme MyAirBridge (limite de 20 Go). Ces outils vous aideront à partager électroniquement des fichiers si vous n’avez pas accès à votre structure informatique habituelle (serveurs ou réseaux de l’entreprise) en télétravail.

4. Numériser avec Scannable

Le papier, c’est tellement 2019! À tel point que je me demande parfois pourquoi j’ai encore une imprimante. Vous pouvez presque tout numériser sans numériseur grâce à l’application Scannable. Celle-ci utilise l’appareil photo de votre téléphone cellulaire ou de votre tablette pour « numériser » un document. Elle donne un bien meilleur résultat qu’un simple appareil photo, puisqu’il produit un fichier très proche d’une numérisation.

Numériser le papier en télétravail

J’ai même fait le test une fois en numérisant un document à l’aide mon imprimante, puis avec Scannable. L’application m’a donné un meilleur résultat! Elle vous sauvera la vie lorsque vous croyez être pris avec une copie papier à transmettre à un collègue.

5. Clavarder au lieu d’envoyer un courriel

Si tout le monde dans votre entreprise est maintenant en télétravail, vous avez probablement une montagne de courriels à traiter tous les jours. Certaines entreprises ont commencé à utiliser le clavardage pour les communications courantes et je trouve que c’est une excellente idée. La simple petite question que vous auriez posée à votre collègue en passant à son bureau peut être transmise par clavardage pour ne pas encombrer sa boîte de réception.

Si vous avez écouté mon premier conseil et vous êtes créé un compte Google, vous pouvez clavarder avec Hangout. L’application Messenger est aussi une option — si vous l’utilisez indépendamment de Facebook, une source intarissable de distractions. Facebook a d’ailleurs mis en place Workplace, un outil de collaboration qui inclut une fonction de clavardage.

6. Prendre 5 minutes de pause par heure de travail

Il existe diverses techniques de gestion du temps pour augmenter sa productivité. La technique Pomodoro propose de prendre une pause de 5 minutes après 25 minutes de travail, puis une pause plus longue après quatre cycles. Une autre étude basée sur l’application de productivité DeskTime suggère que le meilleur rythme serait de travailler 52 minutes, puis de prendre une pause de 17 minutes.

Pauses en télétravail

Bon. Tout ça me laisse croire que le temps gagné en productivité serait perdu à paramétrer mon chronomètre. C’est pourquoi j’utilise une méthode plus simple lorsque j’ai vraiment besoin de travailler efficacement : je prends 5 minutes de pause à la fin de chaque heure de travail, sauf lorsqu’il est l’heure de dîner, où je m’accorde de 45 à 60 minutes. Cette façon de faire est simple et facile à appliquer. En plus, elle me laisse assez de temps pour aller chercher une petite collation entre deux périodes de travail (un essentiel!), sans que je perde complètement le fil. Essayez-la, vous m’en donnerez des nouvelles.

7. Écouter de la musique conçue pour se concentrer

En temps normal, un silence exquis règne dans ma maison lorsque je travaille. Le reste de la famille est habituellement au travail, à l’école ou à la garderie. Ces temps-ci, par contre, j’ai droit à un accompagnement sonore particulièrement intense. C’est probablement votre cas aussi. Pas évident de se concentrer!

Si, comme moi, vous performez dans le silence, les bouchons seront vos meilleurs amis. D’autres options peuvent vous aider à vous concentrer, comme les listes de lecture destinées au travail. Elles sont généralement composées de pièces instrumentales. Celles de Google sont gratuites :

  • Accédez aux listes de lecture en visitant Google Play Musique.
  • Dans le menu de gauche, cliquez sur Parcourir les stations.
  • Dans l’onglet Activités, sélectionnez Musique instrumentale pour travailler ou étudier.

8. Bien marquer la fin de la journée

Je ne m’ennuie pas de l’époque des bouchons de circulation à 16 h 30, c’est certain. Cependant, quand je travaillais en entreprise, cette période me permettait de décompresser avant de rentrer à la maison. Lorsqu’on travaille à domicile, il faut trouver d’autres tactiques pour faire la coupure entre la journée et la soirée. Voici quelques suggestions (qui respectent par ailleurs les recommandations sanitaires actuelles) :

  • faire une promenade dans le quartier;
  • aller chercher le courrier;
  • préparer l’apéro;
  • jouer avec les enfants;
  • accomplir quelques tâches ménagères.

Je suis toujours surprise de voir à quel point il est relaxant de faire la vaisselle ou la lessive après une journée de travail, chose qui m’apparaît en temps normal comme une corvée! Ce qui m’aide le plus à décrocher est souvent de faire quelque chose qui ne me demande pas de réfléchir avec intensité ou de regarder un écran. À vous de trouver ce qui vous fait du bien.

Un mal pour un bien

J’aime voir le positif dans toute chose. La situation actuelle est difficile, mais elle fera peut-être voir à certains employeurs que le télétravail est une avenue possible, voire rentable. Rêvons un peu : moins de circulation sur les routes, plus de temps, meilleure conciliation travail-famille… Je vous souhaite de sortir de cette crise avec de nouveaux outils à votre disposition. Bon télétravail à tous!

Si vous aimez, partagez!
 8 conseils pour travailler à domicile efficacement

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *